PHI-WORKS-京都府舞鶴市のホームページ・印刷物制作-(ピーエイチアイワークス)

お仕事の打ち合わせや原稿、校正のやりとりなどに使いたいWebツール・アプリについて

2017.07.06 :


一昔前から随分変わりまして、現在では制作の仕事をするにあたって、様々な打ち合わせのやりとりを進める方法があります。

私がこの制作の現場で働くようになった頃では、対面、電話、FAX、E-Mailが主流でしたが、あれから十数年。随分と様変わりした感じもあるもので、今回は従来の方法から仕事を円滑に進める上で役立つツールの紹介などを交えた話でもしてみようかと思います。

定番中の定番「対面での打ち合わせ」

特に初回のお仕事や、細かなニュアンスを伝えるためには必要な方法ですね。

現在においても対面であることにこだわるお客様、制作者も多いことかと思います。

メールなどを使った文章によるやりとりでは細かなニュアンスを伝えきれない場合もあれば、文面だと冷たく感じる、感情の伝達がしづらい(ビジネスメールに「(笑)」や顔文字、絵文字を使うのはさすがに厳しい)場合もあったりするもので、私自身も、特に初回の打ち合わせなどは対面の方がいいのではないかなと思ってみたりもします。

が、近隣の地域での仕事だけでなく、舞鶴に住んでいながらも、東京、大阪、果ては沖縄からのお仕事をいただいたりすることもありますし、このような場合に直接会って話を‥というのはなかなか難しいため、必ずしも全て対面での打ち合わせが実現するわけではないということもあります。

メールやリアルタイムでのネットコミュニケーションができる今のような時代であっても、細かなニュアンスを伝えやすい対面での打ち合わせはやはり重要なものではあるという気持ちは基本的に変わることはありません。

電話やFAX、E-Mailでの連絡

こちらも定番ですね。

原稿の受け取りや校正の準備、会って伝えるほどでもない情報などのやりとりはこちらの方が圧倒的に早いです。

今でもメールでのやりとりは活発に行われているところですし、緊急の相談や連絡についても電話がまだまだ重要なツールであるのは間違いありません。

ただ、昔からあるトラブルですが、「メールを送ったのに届いていない」「大容量のファイルを送ろうにも送れない」「FAXの内容が印字つぶれで読めない」などは往々にしてあるもので、結局メールやFAXを送りつつも電話で確認をするという二度手間が発生することも多くあるものです。

とはいえ、こちらの方法に慣れている方も多いですので、現在でも主流の連絡方法の一つなのはまちがいないでしょう。

新しい定番? インターネットツール、アプリを利用した連絡

有名なところで言えば、skypeやLINEなどがそれに該当すると思われます。

スマートフォンと連動している、もしくはスマートフォン専用アプリなので、リアルタイムで情報を共有できる。急ぎの連絡ではあるものの、電話を使うまでもない、もしくは、電話だと繋がらない場合でも、ツールなら内容を文章で残せるので、使いこなせば非常に便利なものであるとも言えます。

PHI-WORKSでは、主に連絡手段は「チャットワーク」か「Skype」を推奨しています。


チャットワーク


Skype

こちらはどちらもスマートフォンに専用アプリを入れていますので、リアルタイムで連絡を取ることができます。

チャットワークやskypeであればスムーズに原稿や校正データの送信ができるのはもちろん、メールより素早くリアルタイムに確認ができるので、やりとりがスムーズになります。

特にチャットワークはチャット+仕事用途 と明確な目的のあるサービスで、業務上のスケジュール調整、制作にあたっての作業領域の確認、関係者のみでのグループ作成など、制作業務にあたって豊富に機能が揃っていますので非常に便利です。

また、インターネットブラウザ上でも使えるので、アプリケーションを別でダウンロードする必要はありません(ただ、Skypeのブラウザ版は動作が信用できないのでこちらはアプリケーションを使ったほうが良さそうです)

これらのツール、アプリを使う場合は使い方をレクチャーさせていただきますので、お仕事のご依頼の際、興味ある方はお申し出ください。

ただし、当事務所では、同系種のアプリであるLINE・Facebookメッセンジャーについては全てお断りさせていただいております。

理由としましては、現時点でLINE・Facebookはあくまで個人用途での使用であること。登録者数が多くなりがちで、お客様情報と友人知人の区分けをリスト化できないため、万が一でも起こり得る誤送信を予防したいためです。
(もうひとつ、お客様からスタンプなど送られてもお仕事のことですので、気軽にスタンプを送り返す自信はありません…)

対面もしたいが効率も重視したいという場合に使えるツール

次は、電話、打ち合わせ用ツール、対面などを全て叶えたいという場合に使えるハイブリッドになりますが、こちらは「Googleハングアウト」がオススメです。

skypeでも同様のことができますので、skypeをメインで使う場合はそちらで。


Googleハングアウト

Googleハングアウトとは…と言っても、要するにビデオ電話みたいなものなのですが、1対1の通話だけでなく、設定したグループによる複数人通話、チャットによる議事録の保存、ファイルの共有などをまとめて行うことができます。

skypeでもほぼ同様の機能がありますが、Googleハングアウトの場合は、Googleの別サービスとの連携ができること、ホームページ制作の過程上、多くの場合でGoogleアカウントを取得、もしくは既存のアカウントを利用していただくことになるため、結果的にこちらの方がスムーズかと思われます。

こちらも無料で利用できるサービスですので、お仕事のご依頼の際、興味ある方は以下同文です。

大容量ファイルのやりとりに使えるサービス

原稿をいただく際や、校正をご用意させてもらう際に、色々とトラブルが発生しがちなのが、「メール送信の容量制限」であったり、「スケジュールが合わず、受け取りにタイムロスができてしまう」といったケースです。

このような場合でも、「GigaFile便」「firestrage」などが便利です。


GigaFile便


firestrage

特に近年では、主に写真原稿が大容量化に向かっており、これだけでも数百メガバイト、場合によってはギガバイトにまでなることもあります。

手っ取り早いのはUSBメモリのような小型ストレージに収めて手渡しなのですが、遠方からのご依頼であったり、早々に対面での打ち合わせをする時間が取れないといった場合は上記サービスを使う方が効率的です。

サービスを利用し、表示されたURLをコピーして、メールにペースとして送っていただくか、上記で紹介したチャットワークなどのリアルタイム送信していただくことで、パソコン前から一歩も動くことなく原稿のやり取りができるようになります。

また、校正データをお送りする場合でも、できるだけファイルサイズは落とすように心がけていますが、ページものであったり、複数ページにわたるWebデザインなどはメールで送れない場合も多くありますので、圧縮して上記サービスからダウンロードしてもらうようにすることもあります。

手順的に、原稿の入ったフォルダを圧縮してZIPにするのは多少手間ですが、パソコン上で完結するサービスですので有効に活用したいところです。

スムーズに仕事を進めるために

我々のような、「ホームページを作る」「デザインを作る」事業者の場合は制作自体が仕事ですので、制作物という結果が商品となりますが、多くの業種においては決してそうではなく、我々の商品はあくまで「販促用ツール」の一つである場合がほとんどです。

直接利益を上げるためのものではなく、結果として利益を誘導するためのお手伝いという立ち位置となるため、直接では無い利益のために多くの時間が割けるわけでは無いというお客様の事情も考えなければなりません。

で、あれば、利益を得るための大切な時間を有効に活用し、販促のための時間はできるだけ効率化していく(時間を減らすという意味ではありませんよ?)ということも求められてくるものですが、現在においては非常に多くの効率化ツールがあるもので、ぜひ有効活用して、同じ使う時間でも効率よく動いてクオリティの高い制作物を納品することができれば、それが何よりではないでしょうか。

触り慣れていないツール、初めて聞いたサービスなどもあるかもしれませんが、当事務所でもサポートをいたしますので、ぜひ導入を検討していただければと思います。


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